国内のミツバチ飼育数トップクラスの養蜂家企業、株式会社杉養蜂園様。質の高いハチミツは創業から一貫して自社での手作りです。愛用者に全国の店舗から商品を届けるため、毎月運輸会社から受け取る各店舗分の請求書の処理は膨大で、手作業での処理に限界を感じるようになっていたそうです。店舗数が増えるほど高まる業務負担を軽減させた、電子請求書の活用方法を伺いました。
「いまだにこんなこと」と驚かれた、伝票の束
― 沿革と事業概要を教えてください。
ダイレクトマーケティング部
部長
執行役員 ダイレクトマーケティング部 本部長（以下、マーケティング部長）：弊社は熊本に本社を置く養蜂家企業で、創業は1946年にはじめた3箱の巣箱までさかのぼります。以来、ミツバチの飼育数国内トップクラスとなった今日に至るまで70年以上、ハチの飼育から採蜜、加工、販売まですべて自分たちで行っています。
人任せにせず手作業を貫いているのは、お客様の健康にかかわる商品を扱っているという自負があるためです。品質には絶対の自信をもっています。ですから商品もお客様に直接お届けするために、北海道から九州・沖縄まで全国約70店舗、さらに台湾・香港・シンガポールにも、すべて直営で店舗展開をしています。店舗は、商品を知っていただく入口であり、会員登録や商品の購入、配送手続きをしていただく場でもあります。また、オンラインショップやカタログ通販で、お取り寄せにも対応しています。実際にお試しになってご納得のうえで、リピートしていただく形を続けてきました。
― 請求書は、どのような取引先から受取っていますか？
管理本部 総務部 課長（以下、総務課長）：請求書を主に受け取るのは、経費関係の企業からです。中でも最も多いのがヤマト運輸さんなどの運輸会社の運賃です。会員様や新規のお客様が各店舗でご注文いただいた配送希望の商品を、それぞれの店舗から発送しているのです。その請求書が、全国にある運輸会社の、60ヶ所あまりの各営業所から本社に届きます。
― 請求業務を電子データ化する前は、どのような課題があったのでしょうか。
総務課長：全店舗分の請求書を一つひとつ開封し、会計システムに入力する作業が毎月発生しますが、同じ運輸会社でも締め日が異なります。一番多いのは月末締めで、請求書が届かないときは、手違いなのか請求自体がないのか本社ではわからず、確認に時間をとられてしまいます。
仕入れの請求なども重なり、月末・月初はどうしても業務量が増えてしまうため、会計システムへの入力時には転記ミスが発生するリスクもあり、担当者には相当なプレッシャーがかかっていたのです。
マーケティング部長：入力している伝票の束を目にした社長からも「いまだにこんな事をしているのか。今の時代、データでもらえるだろう」と電子データ化を勧められました。確かに、運輸会社によってはWebサイトから請求データのダウンロードはできますが、営業所ごとにログインが必要で、結局処理する手間はかかってしまうのです。
『BtoBプラットフォーム 請求書』を知ったのはそんな時です。おつきあいのある税理士さんから「こんなサービスがある」と紹介いただきました。
― 話をうかがった時は、どんな印象を持ちましたか？
総務課長：最初は、紙で受け取っている請求書をデジタル化するという話が中心でした。オプション機能の『請求明細自動取込システム』を使えば、運輸会社から届く複数の請求書の明細データを自動で取り込めるとわかったのです。できると聞いて率直に、「良かった」と思いました。
運輸会社から届く請求データを、自動で学習し自動で仕訳
― 導入の効果はいかがですか？
総務課長：導入月は運賃などの勘定科目や経費先の店舗などを入力する必要がありましたが、翌月から学習機能が働いて仕訳が自動的に反映されます。毎月2、3時間かけていた入力作業が30分弱で完了するようになりました。データは会計システムにそのまま取り込めるので、業務効率も飛躍的にアップしています。何より大きいのは気持ちの部分です。以前は、最終責任者として、忙しい時期でも「全部自分でしなきゃいけない」と追われるような気持ちがありましたが、今は課員誰にでも一次承認を任せられるようになりました。これまでは、入力にしても確認作業にしても、担当者は「これであっているのか」と不安があったと思います。今は転記ミスや入力もれといった心配がないので、頼まれた側も特に抵抗なく請け負ってくれます。
マーケティング部長：紙の請求書と違い、電子請求書が届かない場合は取引も発生していないことがわかるため、以前のように店舗に確認する手間がなくなりました。運輸会社以外の経費も、社内で小さなところから丁寧に電子データ化できればと思うようになりました。
たとえば、各取引先から届いた請求書は、いったん総務で受け取り、その後各担当者に経費の勘定項目を紙の書類で確認してもらうのですが、こちらをデータでやりとりできればスピードも早くなります。また、取引先からの請求書を担当者が受け取るフローに変更することも可能です。主管となって受け取り、金額を確認してもらうことでコスト意識を高めることもできるのではと期待しています。
事業拡大のボトルネックになる手作業をデジタル化で解決
― 今後の展望をお聞かせください。
マーケティング部長：今後は、他の支払先のデジタル化依頼を含め、様々な書類の電子データ化に取り組んでいきたいです。そのためにも、『BtoBプラットフォーム 請求書』を使って請求書の授受をされる企業がもっと増えていくといいですよね。実際、おつきあいのある企業さんがいつのまにか『BtoBプラットフォーム 請求書』を使っていて、受取を電子データに切り替えたこともあります。
弊社のように直営店や拠点が全国各地にある企業は、特に便利に使えるサービスだと思います。運輸会社に限らず、通信費や光熱費などもまとめて受け取りたいというケースもあるでしょう。
結局、事業拡大で店舗数が増えるほど、請求書を処理しきれなくなります。中長期的にみればデジタル化するほうがコストも削減できます。我々は非常に楽になりました。同じような悩みをお持ちの企業さんにもぜひ使っていただいて、みんなで利便性を高めていければいいなと思っています。
